به کارگیری هوش مصنوعی در حوزه‌ی مدیریت اسناد

به گزارش اقتصاد انرژی به نقل از شرکت های دانش بنیان ها :

ناصر محمودی مدیرعامل شرکت تعاونی دانش‌بنیان جوان اندیشان پویای قومس با برند تجاری جاپکو با اشاره به طراحی و تجاری‌سازی سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما بیان کرد: این سامانه با استفاده از فناوری هوش مصنوعی طراحی و تجاری‌سازی شده است.

به گفته محمودی این سامانه از فناوری هوش مصنوعی در تحلیل داده‌ها، جستجوی هوشمند و استخراج اطلاعات استفاده می‌کند. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا به صورت سریع و دقیق به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

وی هدف اصلی این محصول را سازمان‌دهی و مدیریت اسناد در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ عنوان کرد و افزود: از مزایای این محصول می‌توان به تسهیل جست‌وجو از طریق فیلترهای پیشرفته، جست‌وجو با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد، برچسب‌گذاری خودکار و پشتیبان‌گیری اشاره کرد.

محمودی، نخستین هدف برای تولید این محصول را رفع نیاز سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به آرشیو و مدیریت اسناد عنوان کرد و افزود: با توجه به این نیاز و دغدغه‌های مرتبط با نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت حجم بزرگی از اسناد در سازمان‌ها، سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما طراحی و به بازار عرضه  شد.

این فعال فناور، با اشاره به اهمیت این محصول در در مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک، عنوان کرد: سامانه یادشده، برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که با حجم بزرگی از اسناد و مدارک روبه‌رو هستند، بسیار مفید است. با استفاده از این سامانه، امکان نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت اسناد به صورت الکترونیکی فراهم می‌شود.

مدیرعامل شرکت جوان اندیشان پویای قومس با اشاره به این‌که سامانه اسناد سما، از قابلیت‌ها و امکانات بیش‌تری نسبت به نمونه‌های مشابه داخلی برخوردار است، ادامه داد: از جمله امکانات این محصول می‌توان به جست‌وجوی پیشرفته با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد و تگ گذاری اتوماتیک اشاره کرد.

این فعال فناور، لایه‌های امنیتی بیش‌تر را از دیگر امکانات این سامانه دانست و گفت: برخورداری از امکانات بیش‌تر، زمینه‌ساز امنیت و حفاظت از اسناد سازمانی را بهبود می‌بخشد و از دسترسی غیرمجاز به اسناد جلوگیری می‌کند.

وی از فرآیند نویسی بر اساس نظام سازمانی کشور به عنوان یک ویژگی دیگر سامانه اسناد سما یاد کرد و افزود: این سامانه، با رعایت فرآیندنویسی و مدیریت اسناد بر اساس نظام سازمانی کشور طراحی شده است. این امر باعث افزایش بهره‌وری و هماهنگی بین سازمان‌ها می‌شود.

مدیرعامل شرکت جوان اندیشان پویای قومس در خصوص انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده این سامتمه گفت: سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما با رابط کاربری ساده و استفاده آسان طراحی شده است. کاربران با استفاده از این سامانه، به راحتی می‌توانند به اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از امکانات مختلف بهره‌برداری کنند. همچنین، این سامانه قابلیت انتقال و تبادل اسناد با سیستم‌های دیگر را نیز داراست.

وی افزود: تیم توسعه و پشتیبانی سامانه سما به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی و بهبود سامانه را صورت می‌دهد و از طریق پشتیبانی فنی، کاربران را در مواجهه با هرگونه مشکل یا سوال فنی همراهی می‌کند. این امر باعث اطمینان کاربران از پشتیبانی مناسب و به‌روز بودن سامانه می‌شود. همچنین اسناد سازمانی به‌طور مرکزی و همگام در یک مکان مدیریت می‌شوند. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا در هماهنگی و همکاری بین اعضای سازمان بهبود یابد و فرآیندهای کاری به صورت سریعتر و بهینه تر انجام شود.

این فعال فناور، با بیان این‌که محصول دانش‌بنیان تولید شده، تاکنون به اشتغال در صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور مستقیم و غیر مستقیم کمک کرده است، عنوان کرد: تیم طراحی، برنامه‌نویسی، تست امنیت و بازاریابی و پشتیبانی محصول از این شرکت تعاونی دانش‌بنیان، مشغول به کار هستند و در حدود 11 نفر به‌طور مستقیم در این زمینه اشتغال دارند. همچنین، با توجه به استفاده از محصول داخلی، این موضوع می‌تواند منجر به ایجاد اشتغال بیشتر در زمینه توسعه، پشتیبانی و امکانات مرتبط با این محصول شود.

محمودی بیان کرد: با توسعه محصولات دانش‌بنیان و پشتیبانی از صنایع داخلی مرتبط، می‌توان اشتغال در زمینه‌های مرتبط با تولید و توسعه نرم‌افزار، پشتیبانی فنی، فروش و بازاریابی و سایر زمینه‌های مرتبط را ترویج داد. ایجاد اشتغال در این صنایع می‌تواند به توسعه اقتصادی و افزایش درآمد ملی کمک کند.